Örülnék annak, ha az általam leírt gondolatokat kiegészíteni az Olvasó a saját tapasztalataival. Biztos, hogy másoknak is vannak a hivatali ügyintézéssel kapcsolatos gondjai, megfigyelései. Ha van kedve és ideje megosztani ezzel összefüggő ismereteit, abból mások is építkezni tudnak.
Az ügyfeleket ugyanazok az udvariassági szabályok illetik meg, mint általában az embereket a hétköznapi érintkezésben.
Az ügyfelek tele vannak szorongással és várakozással például ha bíróságra mennek, adóügyet intéznek, építési engedélyre várnak stb.
Az ügyfelek is különbözőek, vannak nyugodtabb, türelmesebb és idegesebb emberek. A félfogadónak ezt figyelembe kell venni.
Egy biztos, az ügyintézőnek soha nem szabad átvenni az ügyfél idegességét, mert akkor cselekvésképtelen lesz. Nem kell megijedni az ügyféltől. Nyugodtnak kell maradni, legyünk megértőek, biztosítsuk az ügyfelet a figyelmünkről.
Mikor kiderül a jogos vagy vélt sérelem oka, nyugtassuk meg az ügyfelet, majd a lehető leggyorsabban oldjuk meg a problémát.
Ha nyomtatványt kell kitölteni, akkor legyünk segítőkészek. Némely nyomtatvány szövege elég bonyolult, nagyon apró betűkkel íródik, nehéz a szöveg lényegét megérteni.
Írta: Dr. Vámos Lászlóné – Katalin
