A báli szezon minden évben január 6-tól, vízkereszttől hamvazószerdáig tartó időszak, ez a farsang, a bálok, a mulatságok ideje. A bál rendezésének és a bálok lefolyásának koronként és helyenként kialakult formái vannak, úgyszintén a táncok rendjének és az egyéb külsőségeknek is.
Ahhoz, hogy a vendégek jól érezzék magukat a bálban, kell egy kitűnő szervezőcsapat, aki előkészíti, megszervezi és minden olyan körülményt biztosít, amely lehetővé teszi a gondtalan szórakozást.
Hogyan fogjunk hozzá a bál szervezéséhez:
1.Hónapokkal előbb ki kell tűzni az időpontját.
2.Eldöntendő a vendégek létszáma.
3.Meg kell keresni hozzá a helyszínt, majd szerződést kell kötni.
4.Ekkor kezdetét veszi a költségvetés-tervezet készítése.
5.Kétféle forgatókönyvet kell készíteni: az egyik a technikai forgatókönyv, a másik a báli program eseményéről szól.
6.Kapcsolatfelvétel a grafikussal, plakát készíttetés.
7.Meghívók megtervezése a grafikus segítségével.
8.A bálterem dekorációját határidőre való megtervezése (színpad-világítás, dobogó a zenekar részére, léggömbök, tombola stb.)
9.A bálra meghívni kívánt vendégkör megállapítása.
10.A táncélet legpatinásabb művészképzőjéből táncosok felkérése.
11.Hostess-rendelés és szerződéskötés a szolgáltatást nyújtó céggel.
12. Ruhatárról való gondoskodás.
13. A bál fővédnökének, védnökeinek és a szponzoroknak írásban való felkérése.
14. Zenekar/zenekarok felkérése szerződés megkötésével, megállapodás a bál befejezésének időpontjában.
15. A gyertyafényes vacsora alatt kellemes háttérzene hangzik.
16.Szerződés azokkal a művészekkel, akik meghívást kapnak a bál fényének emelése céljából.
17.Szerződéskötés valamely étteremmel vagy cateringgel, akik a díszvacsorát és az italfogyasztást biztosítják.
18. Elegendő asztalról és székről való gondoskodás.
19. Különterem és koktélasztalok megrendelése a bárban.
20. Kétféle báli menü megrendelése.
21. A bálra jelentkezők névsorának folyamatos számítógépre vitele.
22. A VIP vendégek névsorának összeállítása. (Vigyázat: a hölgyek nem mindig a férjük nevén szerepelnek!)
23. Annak a személynek a felkérése, aki köszönti a bál megnyitója alkalmával a fővendégeket és a bál vendégeit.
24. Ültetési rend készítése a bálon résztvevő vendégek részére.
25. A meghívóknak határidőre történő szétküldése, különös tekintettel a VIP vendégekre.
26. Megrendelő levelek és szerződések megírása.
27. Parkolóhelyek biztosítása a gépkocsival érkező vendégek részére.
28. A bál napján minden helyszín aprólékos ellenőrzése.
29. A bál szervezőjének fő felelőse az utolsó napon összehívja a bál szervezőit, a közreműködőket és a technikai forgatókönyv alapján ismételt megbeszélést tart, továbbá felhívja a figyelmet a folyamatos ellenőrzésre.
30.Jó szórakozást kívánunk a bál minden résztvevőjének!
Díszvacsora menü ajánlata:
Welcome drink: „Kyr Royal” pezsgőkoktél juice
Előétel: „Aszúban érlelt libamájkorona” Tokaj gyöngye mártással, Alexander saláta fészekben.
Főétel: „Kemencében sült libacombok” Curacao mártással, illatos jázminrizzsel, burgonyafánkkal
Desszert: Karneváli pillangós diplomata puding cubai rummal készült, egzotikus gyümölcsökkel gazdagítva, trópusi öntettel, csokipillangó dísszel
Sajtok: magyaros sajtízelítő hazai sajtokból összeállított sajttál, zöldséges díszítéssel
Italajánlat: félszáraz fehérbor, száraz vörösbor, ásványvíz
Dr.Vámos Lászlóné protokoll-info.hu
Fotó:operabal.hu
