A magyar önkormányzatok is hamarosan új ügyfélszolgálatot kapnak

Több száz hazai önkormányzat kaphat hamarosan új, AI alapú ügyfélszolgálati munkatársat. Az új „kollégák” 0-24 órában elérhetők e-mailen és telefonon, 5 másodpercen belül válaszolnak, minden nyelven beszélnek, és miközben olcsóbbak, komoly terheket vesznek le a hivatalban dolgozók válláról.
Világszerte rohamosan terjed az ügyfélszolgálati munka AI alapú kiszolgálása, a felhasználói
visszajelzések alapján pedig a válaszok, valamint a kiszolgálás minősége és tempója ezzel lényegesen emelkedett.
„A megfelelően felkészített, önkormányzati AI operátor semmilyen módon nem keverhető össze a már megszokott chatbotokkal” ‒ ismertette az újdonságot Czinger Erik, okos kommunikációs önkormányzati rendszereket üzemeltető Munipolis magyarországi vezetője. Az itthon is több száz önkormányzat által használt rendszer és a fejlesztés Csehországból indult, és alapos kutatás előzte meg. Ennek eredménye szerint az önkormányzatok mintegy 63%-a nem tudja időben megválaszolni a lakosok összes kérdését, ráadásul ezeknek 87%-a olyan információ, amelyet az érdeklődő akár önállóan is megtalálhatna a település honlapján vagy más nyilvános forrásból. Az hivatalban dolgozók a kisebb településeken így átlagosan nagyjából havi két munkanapot (17,3 órát) töltenek el ilyen rutinkérdések megválaszolásával, míg a 10 ezer főnél népesebb városok esetében a válaszadásra fordított idő havi értéke akár több százezer Ft is lehet.
Ehhez képest a most fejlesztett és rohamosan terjedő alkalmazás mindössze néhány tízezer Ft
havonta, jellemzően 2-3 hét alatt feltanítható, a lakossági visszajelzések alapján pedig 10 pontból 9,4- et ért el, ami összevethető vagy jobb, mint a korábbi, élőerős megoldások.
Az AI olyan összetett kérdéseket is értelmez és megválaszol, mint pl. „Mennyit kell fizetnem a kutya után, ha 65 éves vagyok és lakótelepi lakásban élek?”, „Miért vágták ki a fát a főtéren?” „Hogy kell beíratni a gyereket az óvodába?” stb. Mindezt filippínó, angol, lényegében bármilyen nyelven, e-mail- ben és „élő” szóban, telefonon is.
Az AI képes az ügyet továbbítani a hivatal megfelelő munkatársához is, miközben nem zavarja a rossz kiejtés vagy helyesírás, és az azonosított sürgős/veszélyes eseteket továbbítja a megfelelő helyre, pl. a rendőrséghez.
Az alkalmazás különösen hasznos nyáron, amikor az eleve létszámhiánnyal küszködő
önkormányzatok kapacitásait a szabadságolások tovább szűkítik. A rendszer a hivatali alkalmazottak mentális jólétéhez is hozzájárul. Az leterhelt munkatársaknak megkönnyebbülés, ha nem kell sokadjára válaszolniuk ugyanarra a kérdésre, vagy ha a betelefonáló nem rajtuk, hanem a mindig udvarias AI-n vezeti le az ingerültségét. Csehországban már minden 5. önkormányzat használ valamilyen AI segítséget az ügyfélszolgálati munkához, 5%-uk pedig már egészen összetett ügyintézési feladatokra is használja ezeket ‒ sikerrel.
„A mesterséges intelligencia hatása az önkormányzatok esetében azonnal érzékelhető: az AI
hivatalnok olyan feladatokat old meg egy szempillantás alatt, amelyek korábban órákat vagy
napokat vettek igénybe. Azonnal működőképes, illeszkedik a település kommunikációs stílusához, és minden válasszal tovább fejlődik” – tette hozzá a Munipolis hazai vezetője. Várakozások szerint a rendszer Csehországban öt éven belül lefedi az önkormányzatok és lakosság közötti kommunikáció 80%-át, különösen, hogy a használatához semmilyen különleges informatikai megoldás, vagy szaktudás nem kell.
A Munipolis azt is vizsgálta, hogy a települési hivatalok mit tartanak a legnagyobb előnynek az AI hivatalnokokkal kapcsolatban. Az első helyen toronymagasan az időmegtakarítás végzett (89%) – vagyis az, hogy az alkalmazottak fontosabb feladatokra koncentrálhatnak. Ezt követte az a képesség, hogy munkaidőn kívül is, a nap 24 órájában tud válaszolni (85%).
További előny, hogy a megoldás rendszerezetten gyűjti és vizualizálja, milyen témákkal kapcsolatban érkezik kérdés, mely információk nem világosak, és mik a leginkább problémás ügyek, így a település pontosabb képet kap a helyi lakosok valós igényeiről. Ezek alapján hatékonyabban tervezhet kommunikációt, fejlesztéseket és közszolgáltatásokat.