A névjegyek sok mindenről árulkodnak. A lila-sárga, gyűrött és harsány papír fecni arról a szobafestőről szól, aki azt írta a neve fölé, hogy ízlés, mérték, megbízhatóság.
Amerikai üzletemberek állítják, hogy a névjegy a leghatékonyabb marketing eszköz amely az üzleti-, hivatali élet egyik segédeszköze. Rövid idő alatt sok hasznos információt szerzünk tárgyaló partnerünkről pl. nevének írásmódját, rangját és beosztását, a képviselt cég címét és telefonszámát. Ha valaki átnyújtja a névjegyét, azt illik viszonozni. Ha nincs nálunk névjegy, átadjuk a legközelebbi találkozás alkalmával, ugyanis nem illik cetlikre írni az adatainkat.
Huszonkét éves protokollos gyakorlatom alapján azt hittem, hogy a névjegyről mindent tudok. Tévedtem. Még mindig van új dolog amit most tanultam meg!
Hatfős kínai delegáció érkezett hazánkba. A kínai nagykövetség diplomatájától megkérdeztem, hogy lesz-e hölgyvendég a delegáció tagjai között. Miért? – kérdezte. Azért, mert virágot szeretnék vinni a repülőtérre. Közölte velem, hogy nincs tudomása arról, hogy hölgy is érkezne. Leszállt a repülőgép, hatodiknak kiszállt ki WU kisasszony, ő volt a Kicsi Felhőcske.
Pólónyi Péter professzor, Kína szakértő elmondta, hogy kb. száz alap családnév van a több mint egymilliárd lakosú Kínában. A névhasználatuk hasonló a miénkhez, elől áll a vezetéknevük, de a keresztnevük elképesztően sokféle variációból áll. Náluk egy fogalom is lehet a keresztnév. A társaságban lévő DU úr neve Sárga Krizantém volt. Erről nem lehet megállapítani, hogy az illető nő vagy férfi.
Bemutatkozáskor, már a tárgyalás kezdetén adjuk át partnerünknek a névjegyünket, mert az segítséget nyújt a megszólításban és a név memorizálásában. A névjegyet mindig el kell olvasni mielőtt eltesszük, nem illik rögtön zsebre vágni.
A névjegyet ne a zsebünkből húzzuk ki, ma már nagyon tetszetős névjegytartók kaphatók a menedzser boltokban, így elkerülhető az, hogy gyűrötten vegyük elő. A partnertől kapott névjegyet nem ajánlatos a sajátunk mellé tenni, mert előfordulhat, hogy másét adjuk át, különösen azok, akik csak szemüveggel tudják elolvasni az információkat.
A nemzetközileg is elfogadott névjegy világos alapon sötét betűs, fektetett, nyomdai névjegy. Legelegánsabb a merített papírra, dombornyomással készített.
A névjegy legfontosabb követelménye: az anyaga általában fehér, jó minőségű, fényes kartonpapír /de a matt papír is ad sajátos eleganciát /, mérete mai szokás szerint 9O mm x 5O mm általában. Ennél kisebbet már nem ajánlatos készíttetni, mert a rajta lévő adatok nehezen olvashatók.
A névjegy tartalma szempontjából megkülönböztetünk hivatalos és magánnévjegyet.
A hivatalos névjegyen az emblémát, a cég jelképét a bal felső sarokba szokás helyezni. Középre kerül a név , alája a beosztás, esetleg a tudományos fokozat attól függően, hogy kinek óhajtjuk átadni vagy milyen körben kívánjuk terjeszteni. A névjegy jobb alsó sarkában tüntetik fel a telefonszámot, faxot, E-mail-t, míg a munkahely, a vállalat neve a bal alsó sarokban található a címmel együtt. A lényeg az, hogy kivitelében mindig a jó ízlés szabályai legyenek a mérvadók.
A magánnévjegyen csak személyes információk szerepelnek. A név után esetleg a végzettség, sohasem a hivatalos beosztás, otthoni cím, egyes foglalkozásoknál esetleg fogadóóra feltüntetése stb. Régen élesen elhatárolódott a hivatalos és a magánnévjegy, de ma már ezek az adatok keverhetők különösen üzletember esetében. Bár a biztonságra gondolva, megfontolandó, hogy kinek adjuk át a magán névjegyünket a lakáscímünkkel és telefonszámunkkal.
Idegen nyelvű névjegyet akkor szokás készíttetni, ha az adott nyelven kommunikálunk is. Ha egy hivatalos delegáció tagjaként utazik valaki külföldre akkor érdemes idegen nyelvű névjegyet csináltatni, amelyen feltétlenül nagybetűvel kell írni a vezetéknevet, mert Európában csak a magyaroknál használatos az a forma, hogy elől áll a vezetéknév /családnév /, míg a személynév /keresztnév / mögötte van. Így elkerülhető, hogy Frau Bellának vagy Herr Gézának szólítsanak valakit. Ügyeljünk arra is, hogy sem a vezeték, sem a keresztnév nem fordítható le idegen nyelvre és rövidíteni sem szabad.
Az idegen nyelvű névjegyre mindig rá kell írni az ország hívószámát, valamint a körzetszámot is. Az idő pénz! A számunkra fontos üzleti partnert ne kényszerítsük arra, hogy a névjegyünkön lévő hiányos telefonszámot megfejtse. Bár ez a hiba nem kifejezetten magyar sajátosság, a külföldiek is gyakran elkövetik.
Hazai gyakorlatunkban a névjegyküldés elsősorban a diplomáciai protokollban, valamint a hivatalos nemzetközi kapcsolatokban érvényesül. A diplomáciai szintű érintkezésben a hivatalos névjegyen csak a név és a beosztás szerepel. Pl.Jacques Chirac, a Francia Köztársaság elnöke.
Hajdanában megjelölték a névjegyküldés célját a kártyán. Ezek a szokások manapság kimentek a divatból. A napi üzleti élet gyakorlatában a névjegyküldéssel kapcsolatban a következőt érdemes megjegyezni. Otthoni vendégfogadás alkalmával – amikor várhatóan sok vendéget hívnak meg – nem célszerű a virágcsokrot személyesen átadni a háziasszonynak, hanem a vendéglátás előtt kb. két órával illik elküldeni. Ez esetben kisborítékban névjegyet helyezünk el a következő felirattal: a. c. /avec compliment / ami annyit jelent, hogy üdvözlettel. Ezt a rövidítést a névjegy bal alsó sarkában ceruzával szokás írni.
Ha a társaságban idegen nyelvű partnerrel találkozunk és az átadott névjegyről rosszul ejti ki nevünket , / pl. Zsombor, Ulrik , Friderika / azt fogadjuk el, ne kezdjük tanítgatni a helyes hangsúlyra. Ha őszintén végiggondoljuk, a magyar nyelvben nem létező hangok kimondásával többnyire mi is bajban vagyunk.
Érdekesség a nagyvilágból: Japánban járva tapasztalhatjuk, hogy nincsenek utcanevek. Ezért a találékony japánok névjegyük hátára nyomtatott térképeik alapján próbálják segíteni a külföldiek eligazodását. Az ötletet annyira találónak tartom, hogy ezt a nehezen megközelíthető székhelyű magyar cégek figyelmébe ajánlom.
Dr. Vámos Lászlóné
-protokoll.info-
