Meglehetősen nagy összevisszaság tapasztalható a levelezésben, a címzésben és a levélbeli megszólításokban egyaránt. Az emberek nagyon igényesek arra, hogy nevüket, rangjukat, hivatali beosztásukat hibátlanul alkalmazzák szóban és írásban egyaránt. A hivatalos levélnek és iratnak sokkal több formai kelléke van, mint a magánlevélnek. Az írásbeli kommunikációnak nagy súlya van az üzleti, hivatali életben. A fontos közléseink mindig írásban történnek, mert „a szó elszáll, az írás megmarad”, tartja a közmondás.
A levelek megfogalmazásánál három szempontot kell figyelembe venni:
– a közérthetőséget
– magyaros kifejezések használatát és
– a nyelvtani, nyelvhelyességi tudnivalókat.
Az idegen szavak alkalmazását kerüljük, ha van magyar megfelelőjük.
A hivatali levelek bal felső sarkába írjuk a küldő hivatal, vállalat vagy bármely intézmény pontos nevét, címét, és az összes elérhetőségét. A cég arculatához tartozik az embléma is. Ez az un. Cégjelzéses hivatali levélpapír. Az üzleti levelezésben szerepelhetnek még egyéb hivatalos azonosító adatok is, mint pl. a számlakezelő bank neve, az adószáma stb. Ezek az információk célszerűen eloszthatók a lap tetejére vagy a lap aljára. Fontos, hogy ezek az adatok mindig a hivatalos levél első oldalán szerepeljenek.
A küldő megnevezése alatt szerepel a címzett személy neve, beosztása, az intézmény megnevezése és címe. Az irányítószám és a postafiókszám után nem kell pontot tenni, mert az kódszám / nem pedig sorszám./
A hivatalos levél jobb felső részén olvasható a levél tárgyának a megjelölése.
A hivatalos levél fontos része a megszólítás, ez helyettesíti a szóbeli köszönést. A megszólításban minden főnevet nagy kezdőbetűvel írunk:
Tisztelt Vezérigazgató Úr!
Tisztelt Főosztályvezető Asszony!
Tisztelt Köztársasági Elnök Úr!
A hivatalos nyelvben a férfiak megszólítására udvarias kifejezési forma: az úr.
A nők általános és semleges megszólítására alkalmazzuk az asszony kifejezést.
A nők írásbeli érintkezésében a „hölgy” szó nem használatos, a Tisztelt Hölgyem csak szóbeli megszólításra alkalmas kifejezés.
A mondatkezdő helyzetben a Dr. nagy betűvel írandó, míg mondaton belül kis betűvel írjuk a dr.-t.
A hivatalos levelezésben az Ön megszólítási forma megkülönböztetett tiszteletet fejez ki, ezért nagybetűvel írjuk.
A levelezésben udvarias gesztus a „szíves” jelző használata. De gyakori alkalmazása komolytalanná teszi a levelet. Hivatalos levélben a tegezés nem használatos még akkor sem, ha hivatalon, vállalaton belül a levelező felek élőszóban tegeződnek.
A hivatalos levél befejező része az ún. levélzáradék. Az udvariasság itt is megkívánja a Tisztelettel, Üdvözlettel, Szívélyes üdvözlettel stb. elköszönő formák valamelyikét.
Magánszemélynek szóló hivatalos levél esetén, amikor nem ismeretes előttünk az illető rangja vagy beosztása, akkor az alábbi megszólítási formát alkalmazhatjuk:
Tisztelt Nagy Úr!
Tisztelt Nagy Sándor Úr!
Tisztelt Kovács Mária úrnő!
De lehet még: Tisztelt Uram! Tisztelt Asszonyom! Esetleg Tisztelt Hölgyem!
Ami a borítékcímzést illeti: az úrhölgy és az úr szó akkor fordul elő a boríték címzésében, amikor nem a beosztás, hanem pusztán csak a személynév szerepel. Nem illik a nevet rövidítve írni, vagy valakit beosztásában lefokozni.
A bélyegző hitelesíti a levelet, a dokumentumot. A bélyegzőnek mindig a név előtt van a helye, különben az aláírás olvashatatlan. Ezt a hibát gyakran elkövetik.
A hivatali, vállalati életben egy sor olyan levelezés is előfordul, amely a „kapcsolattartást” célozza. Pl. a karácsonyi és újévi ünnepek előtt küldött jókívánságok, gratuláló levelek, ajándék megköszönése stb.
Végül a titkárnők figyelmébe ajánlom: ha főnökükhöz meghívó érkezik és nem tud elmenni, akkor azt elfogadható indokkal le kell mondani!
A levelezés célja az, hogy közlendőnket az emberek könnyen és jól megértsék. A levéltitok védelme hivatali és családi környezetben is egyformán érvényesül. Nem illik felbontani a családtagok levelét és azt elolvasni.
Néhány jó tanács:
– Ami a levél terjedelmét illeti, lehetőleg egy oldalnál ne legyen hosszabb. A levél legyen tömör, lényegre törő, ne legyen terjengős. Ne legyen túlságosan hosszú és bonyolult a mondat. Ahol csak lehet, bontsuk fel több önálló, rövidebb mondatra, mert így érhetőbb. A többoldalas levelet az üzletember általában félreteszi azzal, hogy majd elolvasom. De mikor?
– Még a faxon vagy villámpostán /e-mail/ elküldött levélre is válaszolni kell!
Nem valószínű, hogy azonnal érdemi választ tudunk adni, de jelezni kell azt, hogy a levelet köszönettel megkaptuk, rövidesen választ adunk a kérdésekre.
– Ha valaki nincs tisztában azzal, hogyan kell írni a partner nevét, vagy hivatali beosztását, akkor meg kell kérdezni a titkárnő útján.
– Sokan nem tudják, hogy az asszony nem a családi állapotra utal, hanem a megszólított rangjához, beosztásához, életkorához illő udvariassági forma. A családi állapot a magánéletre tartozik, nem illik hivatalos levélben erre célozni.
– Bánjunk óvatosan a néni és a bácsi megszólítással! Az idősebb ügyfelekkel való szóbeli érintkezéskor ez lehet figyelmes, udvarias kifejezés is, de nem mindenki érzi megtisztelőnek, ha a korára utalnak a megszólítással.
– Ne használjunk hivatalos levelekben lépten-nyomon hivatalos légkört árasztó szavakat, kifejezéseket, mint pl. tárgyban felfektetett jegyzőkönyv stb.
– A magyarok többsége nem köszön meg semmit sem szóban, sem írásban! A köztiszteletben álló Zwack Péter úr azt mondta, hogy a karácsonyi ünnepek előtt egy díszkosarat küldött valakinek. Még ma sem tudja, hogy az illető megkapta e vagy sem. Ez három évvel ezelőtt volt.
– A kapcsolattartó leveleknél azt a hibát szokták elkövetni, hogy olvashatatlan a levélküldőnek az aláírása. Ilyen esetben illik névjegyet tenni a levél mellé, különben nem lehet válaszlevelet írni.
Remélem sikerült néhány ötletet adni a kultúrált levélíráshoz, mert tudják mi a legnehezebb? Üres papíron elkezdeni fogalmazni.
Budapest, 2009. április 3.
Dr. Vámos Lászlóné
igazságügyi főtanácsos, protokoll szakértő
