Nagy sikerrel zárult a múlt héten az Európai Neurológiai Akadémia (EAN) 9. kongresszusa, amelyet a Hungexpo Budapest Kongresszusi és Kiállítási Központban rendeztek. A négynapos eseményen 5748 látogató és 1974 virtuális látogató vett részt, összesen 116 ország képviseletében. A kongresszusra 460 előadót hívtak meg a szervezők.
A 2023-as EAN kongresszus Budapest üzleti turizmusára is kiemelkedő hatással volt, megteltek a város szállodái, a rendezvény a fővárosban hozzávetőleg 20 000 vendégéjszakát eredményezett.
A Budapest Convention Bureau minden résztvevő számára ingyenesen 3 napos budapesti közösségi közlekedésre jogosító bérletet biztosított és a HUNGEXPO-val közösen szakmai tanulmányutat szervezett. A bejárás keretében hat rendezvényszervező szakértő – akik mindegyike több ezer fős események megvalósításáért felel – személyesen tapasztalhatta meg a Budapesten megvalósuló nagy méretű esemény szervezési folyamatait, valamint a Hungexpo szolgáltatásait és szakmai hozzáértését.
Ganczer Gábor a Hungexpo vezérigazgatója szerint: “Az esemény sikerét aprólékos tervezés és számos rendezvényszolgáltató csapat együttműködése tette lehetővé. A HUNGEXPO 18 fős projektcsapata az előkészületek során több mint két évig dolgozott, hogy a leggördülékenyebben, a szervező célkitűzései szerint férjen hozzá a közel 6000 látogató a tudományos ülésekhez és tekinthesse meg a kiállítást. A rendezvényen több mint 400 munkatárs dolgozott egyszerre. Büszke vagyok rá, hogy a megújult infrastruktúránkkal immár világszínvonalon tudjuk vendégül látni a legnagyobb kongresszusokat is. A sikerhez persze elengedhetetlen volt az a know-how is, amit szervezőcsapatunk nyújtott a rendezvényhez.”
A Hungexpo összesen 30 000 négyzetméteres rendezvényterületén számtalan program zajlott. Az előadások, workshopok, nyitó és záróceremóniák a négyszintes Kongresszusi Központban kerültek bemutatásra. A 2000 fős auditórium mellett összesen 12 szekcióteremben folytak előadások, valamint további 40 tárgyaló és iroda állt rendelkezésre. A 9 500 négyzetméteres G csarnok szolgált a kiállítás és egyéb közösségi terek helyszínéül, ahol 45 kiállító kapott helyet 2600 négyzetméternyi standfelületen, bemutatva a legújabb innovációkat, szolgáltatásokat és fejlesztéseket a neurológia területén. Az 1000 négyzetméteres e-poszter területen több, mint 1700 posztert mutattak be, elősegítve a tudományos párbeszédet és az ismeretek megosztását a kutatók között. Ezen kívül egy ’Living room’ közösségi területet alakítottak ki, amely a kapcsolatépítést, networkinget segítette a résztvevők között.
Az esemény léptékének megfelelően sokrétű logisztikai tervezésre volt szükség. A vendéglátásért felelős csapat több mint 12 000 adag főételt szolgált fel. A rendezvény méreteit jól érzékelteti, hogy a négy nap alatt elfogyott 4 tonna zöldség, 800kg saláta, 1,5 tonna gyümölcs és 500liter kávé. A fenntarthatóság kiemelten fontos szempont volt a rendezvény szervezőinek. A távolról szállított ballonos ásványvíz helyett helyi hálózatra kötött vízszűrő berendezésekkel látták el a szervezők friss, jó minőségű ivóvízzel a kongresszust. Teljesen száműzték az eldobható műanyag eszközöket – kizárólag papír és fa lebomló eszközöket használtak. A kongresszus területén összesen hat helyszínen kínáltak étkezést, az összes menü kizárólag vegetáriánus fogásokat tartalmazott, a kínálat többsége vegán volt és kiemelt figyelmet fordítottak a különleges étkezési igények kiszolgálására – magas minőségű laktóz ès gluténmentes ételekkel.
A kongresszus 315 hostess és önkéntes alkalmazásával segítette a vendégeket, a technológiai infrastruktúra megbízható volt, a Wifi az IT valamint az AV szolgáltatásokról egy 50 fős technikusi gárda gondoskodott. Az előadásokat több, mint 40 kamera közvetítette az online résztvevők számára. Több mint 12 000 bútordarabot helyeztek el, hogy a résztvevők kényelmesen részt vehessenek a beszélgetésekben és a kapcsolatépítésben.
A rendezvény zárása és lebontása külön kihívás volt a HUNGEXPO számára, hiszen már másnap reggel egy másik nagy nemzetközi esemény – a WHO környezetvédelmi és egészségügyi minisztereknek hetedik alkalommal megrendezett konferenciája -vette kezdetét. Igy mindössze egy éjszaka alatt kellett a teljes kongresszusi központot átállítani, melyet egy 200 fős csapat koordinált munkájával sikerült levezényelni.
Az EAN 2023 kongresszus számokban:
4 nap
5748 látogató és 1974 virtuális látogató
116 országból
460 előadó
20 000+ vendégéjszaka Budapest szállodáiban
400+ Szervező, lebonyolítást segítő munkatárs
300+ hostess és önkéntes
50+ technikus
40 kamera
2000 fős auditorium
12 db szekcióterem 200-600 fős
40 db tárgyaló és iroda
12 000 db bútor
30 000 m2 rendezvényterület
2600m2 kiállítóterület
45 kiállító
12 000 adag vegetáriánus étel
800kg saláta
1,5 t gyümölcs
500 l kávé
