Új irodai módszertan a kkv-k számára
A multinacionális cégek világában bevett szokás lean módszerek és -szakemberek alkalmazása. A könnyen végig követhető termelési területen alkalmazott módszereket idővel beemelték irodai környezetbe is. Az erre specializálódott irodai folyamatok mérésével és optimalizálásával foglalkozó MOTIMENT módszertan szakemberei által fejlesztett EXPERTMENT most már a kkv-k számára is biztosítja a folyamatméréseket. Az ár-érték arányban ideális diagnosztikai eszköz egyszerűen letölthető és kezelhető, hozzájárul a kisebb cégek versenyképességéhez, a szakértő konzulens segítségével pedig kialakíthatók saját igényű mérések is. Az EXPERTMENT megkönnyíti a távmunkát is, – ami eddig főleg a nagyvállalati környezetben kapott teret –, azonban mára már a kkv-k-nak is nyitniuk kell az atipikus foglalkoztatások felé, ha versenyképesek akarnak lenni, illetve meg akarják tartani a dolgozóikat vonzóbbá tehető munkakörökkel. A KSH 2018. I. negyedévi, lakossági munkaerő-felmérése alapján 274 000 főből 174 000 fő szerint jelenlegi munkája végezhető lenne távolról is. A távmunkát érintő állítások közül azzal, hogy kevesebb stresszel járna a munka 3,9 millió válaszadó közel 60 százaléka értett egyet.
„Az egyik fő cél, hogy ne az embert facsarjuk ki, hiszen az ember nagyon fontos érték. Egy vezetőnek nehézséget okozhat, hogy ne a dolgozóban keresse a hibát, hanem megértse, hogy a munkavégzéshez a megfelelő munkafolyamatokat kell biztosítania. Ha ezt képes a vezető elfogadni, akkor elképesztő tartalékok szabadulnak fel, már egy kkv-nál is 30-50 százalék nem látható veszteség megtalálható EXPERTMENT-tel. Tapasztaltuk, hogy a vezetők maguk is feltárják 15 százalékig a veszteségeket, de a rejtetteket nem képesek megfelelő mérés nélkül felfedezni” – mondta Mészáros Zsolt, a MOTIMENT és az EXPERTMENT know-how ötletgazdája. Hozzátette: „A munkafolyamat mérés során nem az embert ellenőrizzük, hanem a folyamatokat elemezzük. A program standard mutatókat készít, valamint kimutatja a munkafolyamat és az IT infrastruktúra furcsaságait. Jeleket szállítunk, ami gyanúvá válik, amivel már érdemes a döntéshozóknak foglalkozniuk.”
Termelés során is sokkoló tud lenni a veszteség mértéke, de irodai környezetben még meglepőbb. Mindenki meg van győződve arról, hogy jól futnak a folyamatai, azonban már az egy hónap használat utáni riportok is nagy meglepetéseket okoznak. Az irodai alkalmazásokban elrejtve mennek a folyamatok, szabad szemmel nem láthatók. A kkv-k is keresik a költséghatékony lehetőségeket, amikkel automatizálhatnak, megfelelőbb munkakörnyezetet és -folyamatokat biztosíthatnak a dolgozóiknak, de a legtöbb esetben nem tudnak megfizetni egy lean szakembert. Mérés nélkül egy lean szakember alkalmazása sok időt és pénzt jelent, mire kideríti, hogy miken kellene javítani a folyamatokban. Az EXPERTMENT megfelelő alapot ad a kkv-k számára, ha hatékonyság-fejleszteni szeretnének, így felvehetik a versenyt a multinacionális cégekkel.
Az online járműkövetéssel foglalkozó, több mint 70 000 végponttal rendelkező, 10 országban jelenlévő multinacionális telematikai cég, a WebEye Telematics Zrt. már több mint fél éve alkalmazza a MOTIMENT módszertant, valamint pár hónapja bevezette az EXPERTMENT használatát is.
„A pénzügyi osztályon feltárt hatékonyságnövelési lehetőségek várhatóan több, mint 10 millió forint megtakarítást jelenthetnek, a műszaki területen történő új megbízással pedig hasonló fejlődést várunk. Az új online felületben is nagyon sok potenciált látunk, ugyanis segítségével dinamikusan és könnyedén nyerhetjük ki azokat az információkat, melyek adott esetben több órás manuális adminisztrációval állnának csak rendelkezésre” – véli Németh Pál, a WebEye Telematics Zrt. vezérigazgatója.
A KSH 2017. évi adatai alapján a Magyarországon működő vállalkozások 99,1 százaléka volt kkv és közel 80 százaléka valamely szolgáltató tevékenység területén működött. A kkv-k gazdasági súlya jelentős a magyar gazdaságban, bár lényegesen kisebb a számuk alapján képviseltnél, ami jól mutatja, hogy számos kiaknázatlan lehetőség rejlik akár az irodai hatékonyság növelésében is.
