Szerencsére egyre többen felismerik azt, hogy a társasági és az üzleti élet illemszabályainak ismerete előnyt jelent számukra, amikor a helyzettől függően mindkettőt egyformán tudják alkalmazni.
Az állami tisztségviselők és a diplomáciai testülettel kapcsolatos protokoll szabályok jelentik a legmagasabb szintjét a protokollnak. De ma már protokollnak hívja tevékenységét, a nemzetközi gazdasági kapcsolatokban résztvevő szervezet is. Viszont a kötöttségek sokkal kisebbek, mint az állami protokollban. Lazíthatnak a szokásos szabályokon, a kölcsönösen elismert udvariassági rangsoron, kevesebb a formalitás, mint az állami protokollban, elsősorban a jó ízlés és a jó modor köti össze őket.
A protokollban nem férfi és nő viszonylatában nézzük a dolgokat, hanem hivatali rang és beosztás az elsődleges szempont.
Ami a protokoll fogalmát illeti: sokan nem tudják, hogy milyen tartalmi munka húzódik meg mögötte. A protokoll az nem viselkedéskultúra. Az általános és közéleti viselkedéskultúra szabályainak ismerete hozzátartozik az általános műveltséghez, amely minden szakmának az alapját képezi.
A protokoll egy szertartásrend, egy óriási rendezvényszervező munka. A protokoll segítségével adunk kulturált keretet minden üzleti tárgyalásnak, rendezvénynek, konferenciának. A protokollal nagyon meg lehet sérteni embereket és nagyon meg lehet tisztelni valakit.
Az üzleti élet illemkódexének szabálya, hogy a férfiakat és a nőket ugyanazok az udvariassági szabályok illetnek meg. A nyugati országokban ismeretes egy olyan fogalom, hogy „business etikett”, mely szerint a nők egyenrangú partnernek érzik magukat a férfiakkal és sértésnek veszik például ha átadja valaki a helyét, vagy felsegíti a kabátját.
Abban az üzleti-, hivatali közegben, amelyben üzletemberként, köztisztviselőként dolgozunk, ott az általános és közéleti viselkedéskultúra kérdései kerülnek előtérbe.
Adjuk meg mindenkor a tiszteletet a helyi és a nemzetközi szokásoknak megfelelően. Bizonyos hivatali beosztástól felfelé, mindenkit a hivatali rangján kell szólítani, pl. vezérigazgató úr, polgármester asszony, mérnök úr stb.
Nem utasítsuk el senkinek sem a kérését egyértelműen „nemmel”, próbáljunk segíteni az üzleti partnernek, a külföldi vendégnek. Ha ez túl van a lehetőségeinken, akkor a jó szándékot értékelni fogják és az udvarias elutasítást is elfogadják. Általános követelmény, hogy legyünk mindenben mértéktartóak, vonatkozik ez a hangerőre, az étel- és italfogyasztásra, valamint az öltözködésre egyaránt.
Külföldi vendég esetén ne feledkezzünk el tolmács biztosításáról. Lehetséges, hogy a partner hoz magával tolmácsot, ezt előre tisztázni kell. A tárgyalás sikere nagyban függ a tolmács szaktudásától. A külföldi vendégek között mindig ért valaki magyarul, ezért soha nem szabad megjegyzést tenni a vendégre. Ne meséljünk vicceket, mert azok értelmét nehéz visszaadni idegen nyelven.
Ami a tárgyalás előtti feladatokat illeti, tudjunk meg minél többet a tárgyaló partnerünkről. Szerezzük be a szakmai életrajzát, háttér-információs anyagokat. Legyenek készenlétben azok a munkatársak, akik a vezető segítségére lehetnek a tárgyaláson. A tárgyalópartner jelenlétében tilos a főnököt vagy a vállalat más beosztottját a keresztnevén szólítani. Aki magunk között Pista, az a tárgyaláson a cégünk vezérigazgatója.
Egy vezető soha ne korholja a beosztottját mások előtt. Ha valamilyen kifogása
van a munkával kapcsolatban, azt négyszemközt beszélje meg. A női vezetőnek elsősorban a rangja az elsődleges szempont, hivatalos ültetési rend készítésekor ezt kell figyelembe venni.
Ha tárgyalásra megyünk, ne üljünk az ajtóval szemben lévő fotelba vagy székre, mert az mindig a vendéglátó helye. Női tárgyaló partner panaszolta: úgy ültették a tárgyaló asztalhoz, hogy szemébe sütött a nap. Ezáltal volt egy holttér és nem látta minden tárgyaló partnerét. Egy másikat a vendéglátó alacsonyabb székre ültetett, valószínűleg ezzel kisebbségi érzést akart kelteni benne. Ez az üzletasszony akkor azt mondta, hogy másik székre kíván ülni, mert ez zavarja őt.
Ne feledjük el, hogy vannak nyelvi tabu témák, melyek szinte minden országban érvényesek: nem illik érdeklődni partnerünk magán élete és jövedelmi forrása felöl. Tabu téma az is, hogy valaki kire szavaz.
Legyünk mindenben mértéktartóak, vonatkozik ez a hangerőre, az étel- és italfogyasztásra és az öltözködésre egyaránt.
Hölgyek figyelmébe ajánlom: étkezés után soha ne az asztalnál sminkeljenek, ez magánügy. Fáradjanak ki a mosdóba vagy egy másik helyiségbe és ott hozzák rendbe magukat.
Akik munkakörüknél fogva ügyfelekkel, üzleti partnerekkel, külföldiekkel kerülnek kapcsolatba, azoknál az öltözködés nem magánügy. Az öltözködés tükrözi az illetőnek magával és másokkal szembeni igényességét.
Sokan gondolkoznak azon, hogy mit jelent az alkalomhoz illő öltözködés.
Azt jelenti, hogy meg tudjuk találni a fokozatosságot a munkahelyi viselettől az estélyi megjelenésig, mind a ruházkodás, a smink és az ékszerviselet vonatkozásában.
1. Hogyan készül fel az első üzleti tárgyalásra?
– minden információt szerezzünk be az üzleti partnerről
– ismerje pontosan a témát amiről tárgyalni akar
– olvasson el minden információt a web-ről, ha van.
2. Mikor érkezik a tárgyalásra?
– 1-2 perccel előtt.
– mit csinál ha előbb érkezik 10 perccel? Kérje meg a titkárnőt, még ne jelentse be
– sétáljon körbe az épületbe ha lehetséges stb.
3. Várakoznia kell az előszobában. A titkárnő kávéval kínálja. Közben kijön a főnök és beinvitálja a szobájába.
– Mi lesz a kávéval? /ne vigye magával, a titkárnő vagy beviszi, vagy hagyja ott/
4. Tárgyaláson mit tesz a mobiljával?
– kikapcsolja, vagy lehalkítja stb.
5. A partnert fel akarja hívni. Tudja mit akar pontosan kérdezni?
– átgondolom. Ha bonyolult még meg is fogalmazom magamban.
6. Mi van ha a titkárnő nem a nevén jelenti be Önt?
– belépéskor mutatkozzon be Ön a vendéglátójának
7. Belép a vendéglátó szobájába, ki nyújt kezet?
– a vendéglátó.
8. A vendéglátó hogy mutatja be a beosztottját?
– név és beosztás szerint
9. Mikor és hova ül le?
– vendéglátó kínálja meg hellyel, vagy rákérdezhet udvariasan, hogy hol foglaljon helyet.
10. Névjegy. Mikor illik átadni?
– ha a vendéglátó átnyújtja, akkor adja oda az sajátját, a kártyacsere lehet később is,
hagyja elől, hogy ellenőrizni tudja a nevét, később már nem illik, meg kell jegyezni.
11. Többen vannak a tárgyaláson. Ki irányítja a tárgyalást?
– a meghívó fél
12. A beosztott mikor szólalhat meg?
– csak amikor a meghívó fél /ez lehet a főnöke is / felkéri erre.
13. Hogyan történik a megszólítás?
– elsősorban hivatali rangon Amerikaiak hamar rátérnek a keresznéven való megszólításra, esetleg tegeződhet is.
14. A tárgyalás alatt kivel tart szemkontaktust?
– mindegyik résztvevővel, nemcsak a főnökkel.
15. Melege van. Nyakkendőjét meglazítja, leveszi a zakóját.
– nem teheti meg, csak ha a vendéglátó erre felszólítja. Vegyen fel esetleg rövid ujjú inget és nyakkendőt, ha nyári meleg van.
16. Ha érdeklődést tanúsít, ha azonosul a partner érték ítéletével, mit tapasztal?
– kialakul a barátságos légkör.
17. Hogyan kezeli az érzelmi megnyilvánulásait a tárgyalás alatt?
– fogja vissza őket, ne mutasson csalódást, kiábrándultságot, dühkitörést
– fogadja nyugodtan a provokációt még akkor is, ha a tárgyalás katasztrofálisra sikerült.
18. Távozáskor is vannak udvariassági körök? Melyek azok?
– kézfogás,
– mosoly,
– szemkontaktus mindenkivel
– tisztelettudó viselkedés
– de ha túlságosan nagyra tartotta magát, az nem jó.
Összeállította dr. Vámos Lászlóné – Katalin /protokollinfo.hu/
