Van néhány olyan nagykövetség, amely a nemzeti ünnep alkalmából minden évben szemet gyönyörködtető programot állít össze a meghívott vendégek tiszteletére és szórakoztatására. Számomra a leglátványosabb az Indonéz Köztársaság nemzeti ünnepe alkalmából a szigetország különböző népcsoportjainak zene- és táncbemutatója, melyet ebben az évben őexcellenciája Maruli Tua Sagala nagykövet úr nyitott meg Elita Sagala nagykövetné asszony társaságában 2013. szeptember 4-én.
Ha valakit az a megtiszteltetés ér, hogy részt vehet valamely nagykövetség által nemzeti ünnep alkalmából rendezett fogadáson, akkor tartsa be azokat a nemzetközileg elfogadott protokolláris szabályokat, amelyek szinte minden országban kötelezőek.
Néhány általános szabály
A fogadás egy szélesebb fogalom, ezen belül létezik koktélparti, garden party, buffet-diner, ültetett állófogadás, díszebéd, díszvacsora. Jelen esetben a nagykövetségi fogadásokra vonatkozó szabályokkal ismerkedhet meg a kedves Olvasó, amely az álló alkalmak legünnepélyesebb formája.
Általános szokás, hogy a fogadást délután vagy az esti órákban rendezik, általában 18 – 2O óra közötti időben, előfordulhat azonban 19 és 21 óra közötti időpont is.
A nagykövetség munkatársai rendőri segítséggel gondoskodnak a gépkocsik irányításáról, továbbá a közterületen lévő rendőri forgalomirányításról is. Javasolt, hogy a meghívott fővendég a gépkocsi hátsó jobboldali ajtójánál foglaljon helyet, mert a követség nem diplomáciai munkatársa – amikor megáll a főbejáratnál a gépkocsi – ezt az ajtót udvariasságból kinyitja. A gépkocsiban ez az első számú hely.
A fogadás történhet zárt helyiségekben vagy nyáron, amikor kellemes az idő, kertben is. Jellegét tekintve állófogadás, de kerti székek és asztalok is elhelyezhetők, ahol a vendégek helyet foglalhatnak. A programot az időjáráshoz alkalmazkodva szokás megrendezni.
Fontos szabály, hogy a diplomáciai protokollban a feleség mindig a férje után rangsorol.
A diplomáciai rendezvényeken való részvételkor mindenki számára elengedhetetlen a társasági, a közéleti viselkedéskultúra, valamint a protokoll szabályainak ismerete. Ezek képessé tesznek minket a viselkedési szabályok ismeretén alapuló magabiztos fellépésre a protokollrendezvényen.
Ne felejtsük el, hogy minden társas rendezvényen ügyelni kell az arckifejezésünkre, testtartásunkra, még öntudatlan mozdulatainkra is, mert a testbeszéd, a metakommunikáció rendkívül sokat elárul a gondolatainkról!
A rendezvények résztvevőiként figyelmünket annak tartalmára, információ szerzésre, kapcsolatteremtésre és a diplomáciai képviselők tagjaival, az állami, hivatali életben jártas szakemberekkel való beszélgetésre kell fordítani.
Legyen nálunk névjegy, ez egy hatékony eszköz, segíti a bemutatkozást. Ha névjegyet kapunk, nézzük meg, és csak azt követően tegyük el a névjegytartóba vagy a táskába! A fogadáson nyugodtan kezdeményezhetünk beszélgetést bárkivel, hiszen mindnyájan egy vendéglátónak vagyunk a vendégei. A lényeg az, hogy a társalgás rövid legyen, inkább beszéljünk meg egy időpontot esetleges találkozóra, ez a helyszín nem alkalmas hivatali kérdések megvitatására. Udvariasan köszönjünk el és haladjunk tovább, hogy más vendégekkel is beszélgethessünk!
Aki nagykövetségi fogadásra megy, annak tisztában kell lennie a protokoll sorrend fogalmával, ami nem más, mint a hivatali rang és beosztás alapján összeállított rangsor. A hivatalos sorrend nem az egyénnek, hanem az egyén által képviselt országnak, tisztségnek szól, amelynek fontos szerepe van a diplomáciai protokollban. A fogadó vonalban álló nagykövetet szólíthatjuk őexcellenciájának, mert őt megilleti ez a cím. Ügyelni kell arra, hogy például az iráni fogadáson hölgy nem nyújthat kezet a nagykövetnek és a mellette álló diplomatáknak.
Néhány szó a meghívásról
Megfigyelhető, hogy a nagykövetségi meghívón nemcsak a dátumot, hanem a napot is feltüntetik. A magyar gyakorlatban tapasztalható, hogy elfelejtik a napot odaírni, így több száz meghívó szétküldése esetén a meghívottaknak kell megnézni a naptárban a napot, ami nem túl elegáns. Mindig ellenőrizni kell, hogy hány főre szól a meghívás. Ha kettőre szól, akkor az elfogadáskor jelezzük, hogy egy vagy két vendég érkezik. Csak olyan rendezvényre illik elmenni, amelyre ténylegesen hivatalosak vagyunk. Ha valaki nem tud eleget tenni a meghívásnak, azt elfogadható indokkal le kell mondani!
Ma már a diplomáciai életben is elfogadott az élettárs, partner és a vendég fogalma, de azért bánjunk vele óvatosan. Ha egy közjogi méltóságról
(például köztársasági elnök, miniszterelnök stb.) mindenki tudja, hogy van házastársa, akkor illetlenség azt írni, hogy meghívjuk partnerét. Ha bizonytalanok vagyunk a meghívó elkészítésekor, hívjuk fel telefonon a titkárságot és kérdezzünk rá.
Milyen meghívási formákkal találkozunk a diplomáciai protokollban?
A nagykövetségek gyakran már egy hónappal előbb elküldik a meghívót a nemzeti ünnep alkalmából rendezendő eseményre. A nyomtatványon üresen hagyott helyeken a meghívott nevét, napot, időpontot stb. általában kézzel írják rá, mert az személyesebb. A meghívókra mindig válaszoljunk. Nézzük meg, milyen jelzések olvashatók a meghívón angolul, franciául vagy magyarul, és
ezeknek megfelelően járjunk el! A nagykövetségi fogadáson minden alkalommal fel kell mutatni a meghívót, ezt egyébként írásban kérni is szokták.
Annyit mindenképpen érdemes tudni, hogy a fogadás napközben is félünnepélyes, este ünnepélyes alkalomnak számít, a megjelenés ennek megfelelő öltözetben szükséges. Rendkívüli alkalmakkor szmokingot vagy frakkot is előírhatnak, bár ez ritkán fordul elő. Egyébként a meghívók jelzései segítenek eligazodni a különböző alkalmakon elvárt viseletre vonatkozó szabályokban. Például a Spanyol Nagykövetség meghívóján volt olvasható, amikor Őfelsége a Király és Királyné tett látogatást hazánkban: Uraknak sötét öltöny, Hölgyeknek rövid ruha. Vegyék figyelembe a hölgyek azt is, hogy iszlám vallású ország rendezvényére illetlenség elmenni nyitott hátú, ujjatlan ruhában.
A magyar gyakorlatban nem feltétlenül szükséges a viseletet előírni. Az ünnepélyes alkalmakon legtöbbször nincs ilyen megszorítás, a viselet tehát sötét utcai ruha. A zárt helyen tartandó fogadótermek általában üresek, a szőnyegeket felszedik, csak a falak mentén áll néhány ülőbútor az idősebb vendégek részére és azoknak a hölgyeknek, akik esetleg nem bírják végigállni a fogadást, bár általában nem illik leülni. A pontos megjelenés álló alkalmaknál legtöbbször nem kötelező, de figyelembe kell venni a helyileg kialakult szokásokat is. Megengedett a negyed órás késés. Nem illik előbb érkezni és a megjelölt időponton túl ott maradni, de legalább fél órára illik megtisztelni jelenlétünkkel a rendezvényt. „Ha azonban valaki minimálisan 15-20 percig nem tartózkodik a fogadáson, megjelenése nem számít teljes értékű részvételnek, azt a célzatos „acte de présence-nek” fogják tekinteni” – hangzik a Külügyminisztérium Protokoll – útmutatója.
A fogadás
A vendégek fogadására a házigazda és a háziasszony a fogadótermek közelében tartózkodik. Velük együtt álnak még az úgynevezett fogadó vonalban további személyek is, például az első beosztott és felesége, valamint a katonai vagy kulturális attasé, alkalomtól függően a kereskedelmi képviselet vezetője.
Amennyiben a fogadást nemzeti ünnep alkalmából rendezik, akkor illik köszönés és bemutatkozás után a szerencsekívánatainkat is kifejezni néhány szóval, ezt sokan nem tudják, vagy megfeledkeznek róla. Hosszas beszélgetéssel nem szabad feltartani a háziakat, mert még sokan várakoznak utánunk.
A fogadó vonal legfeljebb 15-20 percig marad a bejáratnál, ezután a házigazda a teremben a kiemelt vendégekhez csatlakozik. Természetesen a vendéglátó ezen az időszakon belül is elhagyja a fogadó vonalat, ha legfontosabb vendége megérkezik.
Az italt az első vendégek megérkezésétől kezdve a pincérek kínálják körbe. Az italkínálat változatos, lehet tömény, kétféle bor, esetleg sör, majd a végén kávé.
„Általános szabály, hogy illendő elbúcsúzni a házigazdától és a háziasszonytól, akik a fogadás vége felé, amikor az első vendégek távozni készülnek, a bejárat közelében tartózkodnak. Ha valamilyen okból fogadás közben távozunk, akkor is illő felkeresni búcsúzás végett a háziasszonyt és a házigazdát.” De ez nem mindig sikerül, mert ha a házigazda valamely magas rangú vendéggel beszélget, akkor az első beosztott és felesége, vagy valamely diplomata foglalja el helyüket a bejárat közelében
Étkezési kultúra
A fogadáson a felszolgált ételek széles választékával találkozunk, folyamatos az italkínálás, de illendő mértéktartónak lenni az étel- és az italfogyasztásban egyaránt. Az állófogadásnál büfé-asztalokat helyeznek el, kissé önkiszolgáló jelleggel, bár egy-két szakács segít a vendégeknek az ételszedésben. A kulturált étkezéshez háromszoros a tányérok mennyisége.
Ilyenkor általában olyan hideg vagy meleg ételeket szolgálnak fel, amelyek állva is kényelmesen fogyaszthatók. Miután álló helyzetben késsel és villával lehetetlen étkezni, ezért a fogadásokon késnek nem is szabad szerepelnie. Ha mégis felszolgálnak olyan ételt, amely késsel és villával fogyasztható, akkor a vendéglátók kisebb asztalokat biztosítanak, amelyen a tányér és az evőeszközök is gond nélkül elhelyezhetők. Minden fogáshoz tiszta tányért és evőeszközt kell elvenni, a használt tányérba nem illik újra szedni. Nem tesszük rá az előételt arra a tányérra, amire a főételt szedtük. Csak annyi ételt tegyünk a tányérra, amiről tudjuk, hogy azt elfogyasztjuk!Tilos a használt tányért arra az asztalra tenni, ahol az ételek, a tálak vannak elhelyezve. A vendéglátók gondoskodnak arról, hogy a felszolgálók folyamatosan körbe járva vegyék el a poharakat, az eszközöket.
Az eddig ismertetett viselkedési normák hamar természetessé válnak azok számára, akik rendszeresen részt vesznek a különféle alkalomból megrendezett diplomáciai fogadásokon. Sosem felejthetjük el, hogy a fogadáson való részvételünkkel nemcsak a hivatalt, hanem saját hazánkat is képviseljük!
Írta: Dr.Vámos Lászlóné
