Nagyon régen, titkárnőként dolgoztam az egymást váltó miniszterek mellett. Kezdetben Underwood, Remington stb. írógépen dolgoztunk, ami már csak múzeumi tárgy napjainkban. Amikor a mechanikus írógép helyet Robotron nevű villanyírógépet kaptam, azt mondták, ez sok mindent tud. Ezt volt alkalmam megtapasztalni, mert az írógép a következő képpen működött: betettem a papírt. Amikor sokáig húztam a kart, úgy kivágta a papírt a gépből, hogy az nagyívben a gépíróasztal mögé esett. Ismét megpróbáltam most már óvatosan húzni a kart, így végre benne volt a papír. Ekkor véletlenül félreütöttem egy billengyűt, s amit még soha életemben nem láttam, fél sorral feljebb vagy lejjebb írt a gép. Utána mintha megőrült volna, egyfolytában csak „ó” betűket írt kicsiben, nagyban és r i t k í t v a ! Erre mondja a közmondás, hogy minden kezdet nehéz!
Milyen a jelen és a jövő titkárnője?
Ha valaki kedves, megnyerő a mosolya és udvarias, az már fél siker a titkárnői munkában. A szépség is előny, de ennél sokkal fontosabb értékek is vannak, mint a belső tartalom, a munkához való szorgalom, megbízhatóság, valamint a szervezőkészség.
A céghez érkező látogatók először a titkárnő láttán alkotnak képet, ők jelentik az első vonalat a másokkal való kapcsolattartásban. Ezért a cégről kialakult benyomást nagymértékben befolyásolhatja a titkárnő viselkedése.
A titkárnő személye gyakran meghatározó a munkahelyi légkör kialakításában,
ezért legyen türelmes és diplomatikus a munkatársaival szemben.
Van néhány szabály, amiről nem szabad megfeledkeznie:
A főnök hivatali szobájába való belépéskor mindig kopogni kell, nem illik berontani még akkor sem, ha rögtön elnézést kér a figyelmetlenségért.
Nem szabad visszaélni a főnök által felajánlott tegeződéssel. Hivatalos tárgyalás vagy külső látogató esetén mindig magázódó, stílusban és hivatali rangján kell megszólítani a főnököt.
A titkárnő legyen titoktartó, ügyeljen arra hogy miről és mennyit beszél.
Ne tegyen megjegyzést a fizetések, jutalmak összegére és arra, hogy az illető azt megérdemelte- e vagy sem.
A munkahelyi konfliktusokat segítsen elsimítani.
Válassza külön a magánéletet az üzleti, hivatali élettől.
Ne szólítsa becenevén a munkatársait ügyfelek előtt.
Mindig köszönjön munkatársainak és fogadja a köszönésüket. Köszönni elég napjában egyszer. Ha többször is találkozunk velük az épületben, elég ha bólintunk és mosolygunk.
Ne keresgéljen semmit más író asztalán annak tudta és engedélye nélkül.
Irodai munkával összefüggő feladatok:
A főnök legfontosabb elvárása a titkárnővel szemben, hogy mindig, minden körülmények között segítse a munkáját.
A főnökök többsége amikor belép az irodába, kizárja a privát szférát, ezt elvárja a titkárnőjétől és a kollégáitól is. Soha nincs annak jó vége, ha a munka és a magánélet összekeveredik.
A jó titkárnőnek nagyon hamar meg kell tanulnia, hogy nem mehet be a főnökéhez papír és ceruza vagy toll nélkül.
Természetesen értenie kell a számítógéphez, a szövegszerkesztőhöz is.
Bár a levelezés és a dokumentálás nagy része számítógépen történik, de a főnök programjait hagyományos naptárban is vezetni kell.
Amikor a főnökének meghívót küldenek és nem tud a meghívásnak eleget tenni, azt elfogadható indokkal, udvariasan le kell mondani.
A titkárnő ismerje a modern kommunikáció módjait, eszközeit és ne jelentsen problémát például egy konferenciatelefon lebonyolítása. A lényeg az, hogy mindig, minden körülmények között segítenie kell a főnök munkáját.
Ha főnökének kérései, utasításai nem elég érthetőek, nem udvariatlanság rákérdezni azért, hogy a feladatot pontosan tudja elvégezni.
Ne utasítsa el senkinek sem a kérését egyértelműen „nemmel”, próbáljon segíteni az ügyfeleknek vagy a munkahelyére látogató külföldi vendégnek.
A külföldi vendégek között mindig ért valaki magyarul, soha ne tegyen megjegyzést a vendégre.
Amikor felveszi a telefont, mondja be a cég nevét tisztán és jól érthetően, bármilyen gyakran kell elmondania.
A telefon kihangosításakor kérje a telefonáló engedélyét.
A rádióból hallható zenét olyan hangerővel hallgassa, hogy az ügyfél hangja is hallható legyen.
Mindenkor ügyeljen a precíz, pontos levél és boríték címzésre.
Sokféle írásos anyag elolvasására van lehetősége, ezek tartalmáról ne adjon információt.
Amikor programot ír, ne csak a dátumot, hanem utána zárójelben a napot is írja oda / pl. csütörtök /. Ha nem ezt teszi, akkor minden meghívott vendégnek meg kell néznie a naptárt.
A titkárnői szobában lehet kellemes, halk, háttérzene, de csak olyan hangerővel, hogy a belépő ügyfél, vagy munkatárs hangját is lehessen hallani. Sajnos, ez sok helyen nem így van. Szerintem tartósan csak egy dologra lehet figyelni és a zenehallgatás elterelheti a figyelmet a munkáról.
Folyamatosan képezze magát a szakmájában és bővítse ismeret anyagát.
Végül valamely idegen nyelven, – legalább társalgási szinten – beszélnie kell.
A titkárnőnek járatosnak kell lennie a vendéglátás protokolljában.
Mindig kifogástalanul tiszta poharakban tálaljunk. Ne tegyünk kicsorbult vagy repedt poharat, csészét a vendég elé.
A kávé mellé illik egy kispohár ásványvizet felszolgálni.
A kávét mindig jobbról tesszük a vendég elé.
Fel kell készülni arra, hogy a vendég nem kávét, hanem teát kér. Közben kiderül hogy nincs tea, citromlé, teáscsésze stb.
A nyári nagy melegben annyi jégkockát tegyünk az italba, amennyi nem hígítja fel túlságosan az italt.
Tisztálkodási és egyéb műveletek, amelyek nem hivatalba valók.
Olvastam valahol azt, amit most szó szerint idézek a szerzőtől:
„Ne rágjunk rágógumit! Jómagam akkor hagytam fel a rágógumival – mondja a szerző, – amikor valaki kifejtette, hogy van valami hasonlóság a rágózó nő és a kérődző tehén között, de azért mégsem egyformák. Talán azért, mert a tehén olyan intelligensen tud nézni.”
Reméljük nem fordul elő, hogy reggel bemegy valaki a hivatalba és a rágógumival kívánja a reggeli fogmosást elintézni. A fogak ápolását otthon kell megoldani fogkefével és fogkrémmel.
Ne sminkeljen, ne manikűrözzön az íróasztalnál. A sminkelés tevékenysége magánügy. Ásítás közben illik a kezünkkel a szájunkat eltakarni.
Egy ösztöndíjas tanulmányúton lévő hölgy mesélte: az Amerikai Egyesült Államokban azt tapasztalta, hogy a munkatársak ásítás közben nem teszik kezüket a szájuk elé. Ő ezt nagyon kellemetlennek érezte és zavarta őt.
Nem illik betegségekről, a testrészek különféle működésének problémáiról beszélni a munkatársak előtt.
Ne rágcsálja munka közben a ceruzát, a tollat, és a szívószálat.
Ami az öltözködéskultúrát illeti: legyen stílusunk. A jólöltözöttség elsősorban nem pénz, hanem ízlés kérdése.
A cég elvárja a munkahelyhez méltó megjelenést, amely tükrözi az illetőnek magával és a másokkal szembeni igényességét.
Mely ruhadarabok nem viselhetők a hivatalban?
Egyértelműen kizárandó a hivatali öltözet fogalmából az a nagyon mini ruha, a sztrecsnadrág, a short, a mély dekoltázsú ruházat, feltűnő bizsu, fantázia mintás harisnya, strand- és szabadidő ruha, valamint az edzőcipő.
Mielőtt hivatalba indul valaki, ellenőrizze öltözetét és frizuráját egy egész alakot mutató tükörben.
Figyeljünk a részletekre is:
ez a harmónia, a jó megjelenés és az elegancia titka!
dr.Vámos Lászlóné
