Az év végéhez közeledve a cégek vezetői igyekeznek megköszönni ünnepélyes keretek között a cég munkatársainak egész évi munkájukat, de vannak olyanok is, akik a cég rangjának és hírnevének továbbvitele érdekében magas szintű vendéglátásban részesítik üzleti partnereiket.
Ahhoz, hogy a szervezéssel megbízott menedzser eleget tudjon tenni ennek a megbízatásnak, bizonyos vendéglátási, gasztronómiai és protokolláris alapismeretekre van szüksége.
Vajon milyen feladatokat kell megoldania ahhoz, hogy ez az ünnepély osztatlan sikert arasson?
Mindenekelőtt néhány olyan munkatársra van szüksége, akik segítenek a részfeladatok megoldásában. Ennek érdekében egy technikai forgatókönyvet kell készítenie nevekre, feladatokra és határidőkre lebontva.
1. A cég vezetője kitűzi a rendezvény időpontját.
2. A szervezéssel megbízott menedzser tisztázni fogja azt, hogy mennyi pénzösszeg áll rendelkezésre.
3. Munkatársaival összeállítja a résztvevők pontos létszámát protokoll sorrendben.
4. Ezt követi a helyszín kiválasztása. Az ünnepélyesség érdekében helyes, ha a rendezvény hangulatához méltó helyszínt választanak. Ez lehet egy étterem különterme, a Duna parton álló valamely hajó, vidéki kastély.
Rengeteg ajánlattal találkozhatunk, de tisztázni kell azt, hogy kell-e terembérleti díjat fizetni. A helyszín megválasztásánál számba kell venni a gépkocsik parkolási lehetőségét is.
5. A fentiek után menüajánlatot kell kérni az étteremtől, legalább háromfélét. Miután nagy létszámról van szó, ezért vagy egyféle ételt választanak mindenki számára, de az is megoldható, hogy a résztvevők a meghívóban előzetesen közölt A és B menü között választhatnak. Erre a kérdésre viszont egy megadott határidőre választ kell kapniuk a szervezőknek.
6. Az ételsor kiválasztása után megrendelő levelet kell írni, amely tartalmazza a pontos dátumot, a létszámot, a kiválasztott menüsort, valamint azt, hogy a cég bankszámlájáról történik az összeg átutalása.
7. A szervezők előzetesen tekintsék meg a helyszínt, legyen pontos helyismeretük. Ha lehetséges, kérjenek kerek asztalokat, mert egyfelől ott minden hely egyforma, másfelől elegáns látvány fogadja a résztvevőket.
8. A technikai forgatókönyvön kívül el kell készíteni magának az eseménynek a forgatókönyvét is. Ebben meg kell határozni a pohárköszöntő időpontját, ha zenés estet kívánnak szervezni, akkor el kell dönteni, hogy milyen zenét játsszon a zenekar a vendégek érkezésekor, továbbá az étkezés alatt. Ez utóbbinál lehet kellemes, lágy muzsikát hallgatni, hiszen étkezés közben is beszélgetnek a vendégek egymással. Ajánlatos előzőleg szerződést kötni a zenekarral és a fellépő énekesekkel.
9. A szervezők tekintsék meg előzőleg a terem dekorációját, merre található a ruhatár, működnek-e a mikrofonok, legyen legalább egy tartalék asztal székekkel stb.
10. A rendezvény megkezdése előtt legalább egy órával legyenek ott a helyszínen a szervezők és végezzenek ismételten ellenőrzést a technikai forgatókönyv alapján.
11. A vendégek fogadásakor legyen néhány szervező vagy hostess az előtérben, akik segítenek elirányítani a vendégeket.
Az alkalomhoz illő öltözékben elérkezett a vendégek érkezésének időpontja.
A bejáratnál minden vendéget pezsgővel kínálnak a pincérek. Ez elfogyasztható állva az előtérben, vagy pedig a megszámozott asztalnál helyet foglalva. Ha nagy a létszám, lehetséges hogy egy üveg fehér és egy üveg vörösbor már oda van készítve az asztalra. Amikor mindenki helyet foglalt, ekkor hangzik el az elnök-vezérigazgató pohárköszöntője.
Itt azt a hibát szokták elkövetni a vendégek, hogy vidám hangulatukban beszélgetnek és nem maradnak csendben a pohárköszöntő elhangzásának ideje alatt. Ez kifejezetten udvariatlanság, arra az öt percre illene abbahagyni a beszélgetést és meghallgatni a pohárköszöntőt. Hasonló a helyzet akkor is, amikor még egy szavalat vagy egy énekszám hangzik el. Volt olyan művésznő, aki nagyon megsértődött azon, hogy állandóan duruzsoltak a vendégek a műsorszám alatt.
Amikor az előzetes rendelésnél A és B menü között választottak a vendégek, akkor ott a helyszínen ezen már nem lehet változtatni. Előfordulhat, hogy a tányéron látványosabb az A menü. Volt olyan vendég, aki észrevétlenül kicserélte a mellette ülő vendég A menüjét a saját B menüjével. Ebből vita kerekedett. Ez nem méltó viselkedés az est hangulatához.
Az étkezés megkezdésekor damaszt szalvétába tekert papírszalvéta található.
Ez udvarias, szavak nélküli figyelmeztetés a hölgyek számára: a rúzsos szájukat a papírszalvétába kérik megtörölni.
Az asztalon lévő tányértól jobbra helyeznek el egy kistányért, melynek neve couvert tányér. Erre szokás rátenni a kenyeret, a zsemlét, amibe nem illik beleharapni, csak törni szabad.
Az asztalra helyezett evőeszközöket kívülről befelé haladva vesszük el a megfelelő ételekhez.
A borospoharat a száránál szokás megfogni és nem az öblös részénél.
Az étkezés befejezésekor a tányéron jobbra helyezzük el egymás mellé az evőeszközöket.
Még egy figyelmeztetés a hölgyek számára: az étkező asztalnál ne sminkeljenek, ehhez keressék meg az épületben lévő alkalmas helyiséget.
A vacsorát követően oda mehetünk mások asztalához, lehet beszélgetni más egységek munkatársaival. Az elnök-vezérigazgató és munkatársai körbe mennek, itt is ott is beszélgetnek. Mindenesetre nem illik lekötni hosszabb beszélgetésre az idejüket, mert udvariasságból másokkal is beszélgetni szeretnének.
A tánc megkezdésekor a férfiak igyekezzenek legalább egy táncra felkérni a munkatársnőket, majd a tánc végén udvariasan visszavezetni a helyükre.
A hangulatos rendezvény folyamán mindenki annyi italt fogyasszon, amelytől jó lesz a hangulata, de nem járatja le magát munkatársai előtt a mértéktelen italfogyasztással. Amikor elérkezik a záróra ideje, mindenki eltávozik. A zenészek, a szervezők jóérzéssel fejezik be a munkát.
Végül, a szervezéssel megbízott menedzser az elkövetkező napokban haladéktalanul intézkedik a céghez beérkező számlák kifizetése iránt.
Írta: Dr. Vámos Lászlóné – Katalin
